Caso esteja a preparar uma importante reunião online de trabalho, saiba que erros deve evitar nessa nova forma de interação entre trabalhadores, agora que muitas empresas começaram a adotar um paradigma de trabalho à distância e a dispensar a presença física nos locais de trabalho.
Antes de mais nada, cuide de divulgar o agendamento da sua reunião da forma mais atrativa possível, podendo inclusivamente adotar um formato que combine texto com grafismos. Para tal, use ferramentas que lhe permitem criar convites personalizados ou fazer cartaz de divulgação.
Depois de agendado e divulgado o evento de trabalho, passe à sua preparação. Procure evitar cometer os erros em que incorrem a maioria dos novatos quando colocados perante a tarefa de fazer convergir no mesmo momento diferentes intervenientes ou parceiros de negócios.
Apesar de os recursos tecnológicos permitirem a realização de reuniões online interessantes, pode bem ser difícil manter uma audiência atenta, interessada e participativa. Eis como iniciar a sua reunião virtual, de modo a torná-la mais agradável e descontraída.
- Faça as apresentações: peça a cada um dos intervenientes que se apresente sucintamente. Este momento serve como quebra-gelo e dispõe o tom da restante reunião;
- Introduza exercitadores de raciocínio: poderá inserir uma atividade de equipa, como um questionário interativo, para regular o humor dos participantes e quebrar a formalidade do momento;
- Proponha um jogo de dedução: por exemplo, pode pedir a cada participante que descreva um objeto na sua área de trabalho, para que os restantes adivinhem do que se trata.
Erros fatídicos
Depois de quebrado o gelo e estabelecido o tom da reunião, o dinamizador da reunião online deve procurar evitar cometer erros fatídicos, os quais podem muito bem ser a causa do cancelamento do evento.
Não verificar o funcionamento de todo o seu hardware
Se não verificar o adequado funcionamento da sua câmera, microfone e ligação à internet, pode muito bem estar a colocar a sua reunião em risco. Nada é mais constrangedor do que ter que resolver qualquer problema de funcionamento dos recursos tecnológicos utilizados numa reunião virtual quando ela já deveria estar acontecendo.
Adiar uma reunião pode igualmente não ser aceitável, portanto deverá sempre assegurar-se de que tudo funciona bem. Em todo o caso, prepare sempre um plano de contingência, o qual deverá incluir:
- dispor de uma câmera de substituição que possa ser rapidamente conectada a uma porta USB;
- dispor de um microfone secundário ou headset;
- ter tráfego de internet no telemóvel para usar a sua ligação caso a rede falhe.
Fazer uma apresentação enfadonha
As apresentações habitualmente usadas em reuniões virtuais têm que ser mais interessantes que as utilizadas presencialmente. Numa sala virtual você não possui tanto engajamento com os seus interlocutores, pelo que mantê-los atentos é substancialmente mais difícil do que no contexto presencial.
Contrarie a tendência de os seus interlocutores minimizarem a janela da reunião para irem fazer as suas compras online ou verificarem os emails. Esforce-se por captar a atenção da sua audiência de imediato com uma apresentação visualmente interessante e apelativa, com um pequeno vídeo diretamente relacionado com a ordem de trabalhos, ou um meme humorístico. Encoraje também os seus interlocutores a manter as suas webcams ligadas.
Fazer várias coisas em simultâneo
Para a maior parte das pessoas não é possível ocupar-se de várias tarefas ao mesmo tempo. E se numa reunião virtual tal é redobradamente difícil, também pode ser percebido como um comportamento pouco profissional.
Evite atender o telefone ou responder a um email, mesmo que num momento em que não esteja a participar ativamente na reunião ou a dinamizá-la. Tais distrações fazem com que perca o foco do que está sendo discutido e incorre no risco de deixar passar alguma informação de grande importância para si.
Pior ainda é ouvir o seu nome sendo-lhe dirigida uma pergunta sobre o que acabou de ser dito e que você não estava nem sequer ouvindo. Desligue as notificações e use as suas competências de escuta ativa e de participação.
Não desligar o microfone
Decerto já esteve em muitas reuniões com ruídos de fundo da mais diversa natureza. Desde crianças a chorar, aspiradores a aspirar, alguém a assoar-se ou mastigando chiclete, ouve-se literalmente de tudo em reuniões virtuais.
Quando se encontra em reuniões com vários intervenientes, esse ruídos podem ser perturbadores ao ponto de fazerem com que a reunião se desintegre por completo. Por conseguinte, deverá desativar o seu microfone, exceto quando estiver a intervir, pedindo aos outros que façam exatamente o mesmo.
Conclusões
Se é uma pessoa acostumada com organização de reuniões à distância, decerto já tem presentes estes erros comuns. Possivelmente já os cometeu também, o que decerto se constituiu como uma experiência de aprendizagem e crescimento.
As reuniões podem perfeitamente ser percebidas como momentos agradáveis da jornada de trabalho, até mesmo se realizadas no plano virtual. Se evitar certos erros de principiante, tem a garantia de que as experiências de reunião online podem muito bem ser benéficas para todos os colaboradores.
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